河北北方学院合同管理办法

第一章  总 则

第一条 为进一步提高我校内部管理水平，规范内部控制，加强廉政风险防控机制建设，维护学校合法权益，防范经济活动风险，根据《中华人民共和国合同法》、《行政事业单位内部控制规范（试行）》等相关的法律法规,结合学校实际，制定本办法。

第二条 本办法所适用的合同，是指以学校名义与其他平等主体的自然人、法人或者其他组织之间订立的，为明确双方权利和义务关系的书面合同(或协议)。

第三条 学校签订合同，必须遵守国家法律、法规，尊重社会公德，坚持平等互利、协商一致、诚实守信的原则，符合学校的相关规定，维护学校的正当权益，任何部门和个人不得利用合同损害学校利益。严禁未经授权擅自以单位名义对外签订合同；严禁违规签订担保、投资和借贷合同。

第二章  合同管理

第四条 合同管理遵循统一领导、归口管理、分级负责的原则。合同管理包括合同的起草、送审、报批、签署、履行、整理及归档等。

第五条 学校对合同实行统一管理和合同专用章制度。由校长总负责，各分管校领导具体负责分管领域，党政办公室（以下简称党政办）为归口管理部门。签订合同所加盖的印章，一律使用“河北北方学院合同专用章”，其他印章一律不准代替使用。合同专用章由党政办公室指定专人管理。

第六条 学校各项目单位依据其职责范围，承办所管辖业务合同。

（一）国有资产管理处：主要负责学校教学、科研、行政、网络、工程、仪器设备（不含基建工程）、办公家具和大宗物资、实验材料采购、招标以及资产处置、国有资产租赁、设备维修等合同管理。

（二）后勤管理处：负责学校基础设施、校园绿化、卫生美化、水电暖材料及计量表具、炊饮机械、日常维修、修缮工程、公寓物资、校医院医疗用品、校办产业经营等合同管理。

（三）校园规划与建设处：负责基建工程（含勘察、设计、施工、监理、检测、土地、工程修缮）项目合同管理。

（四）教务处、研究生部、国际教育学院、继续教育学院：负责学校教材、教辅资料、学生证件、毕业证件、学位证件、购票优惠卡等合同管理。

（五）图书馆：负责本部门图书、杂志、报刊、电子图书资源采购等有关合同管理。

（六）科研处：负责学校（横、纵向）科研课题、科技咨询、科技服务、成果转让、产学研等合同管理。

（七）教务处、研究生部、国际交流中心、国际教育学院及二级学院：负责对外联合办学、联合培养等合同管理。

（八）财务处：负责投资、融资等合同管理。

（九）审计处：负责审计事务委托审计合同的管理。

（十）法制办公室；负责认真审阅并组织专家或法律顾问对合同的合法性、合理性、严密性和可行性进行审核，提出审核意见。

（十一）其他职能部门：在其职责范围内负责有关合同管理。

第七条 合同承办单位主要职责是负责合同的起草、拟定、履行等工作：

（一）负责审查本单位起草合同的合法性、合理性、严密性和可行性；对需报请学校或有关机关审批、签证或公证的合同，办理申报手续，提出初步意见；

（二）负责合同的履行；合同履行过程中的补充协议、会议纪要、书面签证、往来信函、文书、电话记录、传真、电报、合同履行记录及索赔报告等文件材料均为合同档案的组成部分，具体承办单位和人员应当及时收集、整理、保存上述资料上交合同管理部门。与单位经济活动相关的合同应同时提交财务部门作为账务处理的依据。在合同履行过程中，如果对方未履行合同，具体承办单位和责任人应当及时以书面函件形式通知对方，并及时将出现的问题、拟采取的措施向合同管理部门和学校有关负责人汇报，采取相应措施，防止损失扩大。

（三）有关人员注意保守合同中涉及的国家、工作或商业秘密。

（四）配合有关部门处理由本单位承办合同存在的纠纷。

第八条 学校各单位必须认真落实合同基础管理工作。具体如下：

（一）指定专门人员负责合同的基础管理工作。对于合同管理人员应定期培训，并不定期检查其工作情况。

（二）建立合同档案。党政办公室作为学校的合同归口管理部门，应当保存一份完整的合同档案资料。合同订立后，承办单位应将合同文本送学校党政办公室，同时应指定专人负责该合同的履行及相关资料的整理。合同履行完毕后10日内，承办单位应将全部合同资料整理成册，按照时间顺序先后编排，装订成册，正本送交学校党政办公室。年底党政办公室向档案馆提交合同档案一次，由档案馆存档。

（三）建立合同管理台帐。各单位应根据合同的不同种类，建立合同的分类台帐和总台帐。台帐的主要内容包括：序号、经手人、签约日期、合同标的、标的额、对方单位、验收及备注等。台帐应逐日填写，做到准确、及时、完整。

第九条 合同作为重要文书，各有关部门和单位应妥善保管合同文本及相关资料，不得丢失、销毁，否则，追究相关人员的责任。

（一）党政办公室应按照档案管理的要求，在用印的同时保存合同原件及会签表。

（二）财务处应将合同复印件作为会计资料存档保存。

第三章  合同签订、审核和审批

第十条 合同签订、变更和解除一律采用书面形式，如国家有规定采用标准合同文本的必须用标准文本。所有在河北省省级政府集中采购目录及采购限额标准内的办公自动化设备、家电等货物单件或批量金额在采购指标项目内要按规定签订书面合同。

第十一条 合同的内容主要包括当事人的名称、单位地址、标的、数量、质量、价款、付款方式、履行期限、收货地点和交货方式、售后服务承诺、违约责任、解决争议的方法以及签约代表、时间等条款。

第十二条 签订合同前项目承办单位，要落实资金来源，未落实资金来源（预算），任何单位均不得洽谈、起草和订立合同。同时，合同承办单位负责人要严格审查对方当事人资信情况、经营范围以及履约能力，对无经营资格或资信不好、无履约能力的单位不得与之订立合同。

第十三条 重大合同签订前由项目承办单位主持，财务、审计、监察等有关部门参加，与对方进行技术与商务谈判，起草合同文本。

第十四条 除学校法定代表人或者学校法定代表人书面授权委托的代理人外，其他人不具有代表学校对外签订合同的资格。代理人职务级别必须为副校级。党政办公室负责办理法定代表人授权委托书。

第十五条 合同在正式签订前，承办单位将拟签订合同事项形成书面报告并起草拟签合同条款。经承办单位负责人审核，提出审核意见后，报学校法制办公室（以下简称法制办）审查，经校领导批准后，方能按照授予权限签约。涉及重要事项的合同需提交校长办公会或党委常委会等有关会议讨论研究，同意后方能签约。签订合同的授权权限

（一）50万元以下的合同，由合同项目承办单位拟出初稿，经财务处会签，法制办（法律顾问）审查，由校长或校长授权项目承办单位主管副校长签署。

（二）50万元以上或50万以下但事关学校大局的合同，由合同项目承办单位拟出初稿，经财务处会签，法制办（法律顾问）审查，提交校长办公会或党委常委会批准后，由校长或校长授权项目承办单位主管副校长签署。

（三）学校在融资和对外投资过程中，签订的中长期合同（有效期在一年以上）、联合办学合同、联合经营合同、资产转让和处置等重大合同，必须经学校党委常委会或校长办公会讨论批准后方可立项，经过充分调查论证后形成合同文本，除经财务处、法律顾问、主管副校长、主管财务副校长会签外，还需要提交学校党委常委会或校长办公会批准，由校长或校长授权项目承办单位主管副校长签署。

第十六条 合同签订后，加盖“河北北方学院合同专用章”后方能生效。合同文本一式三份，由党政办对合同统一分类编号，甲乙双方各执一份，学校党政办公室留存一份入档。

第四章  合同履行

第十七条 依法签订合同后，当事人、有关部门应当依法履行合同约定的义务，任何一方不得擅自变更或解除合同。

第十八条 如需要变更或解除合同，应经双方当事人协商一致，并按前述流程报请审批。法律、行政法规规定变更或解除合同的应当办理批准、登记等手续。

第十九条  合同生效后，项目承办单位应对合同执行情况进行监督、检查，保质保量按期完成合同约定事项。

第二十条 合同当事人在合同履行中遇到履约困难或违约等情况应及时向学校有关部门、领导汇报，如发现合同纠纷的苗头，要及早制定应对措施，妥善处理。

第二十一条 对合同的履行情况，经有关部门的验收、审核后，财务处根据合同及归口管理部门的签字、签章方可办理项目结算。

第二十二条 不按本办法规定而擅自签订合同，为无效合同。

第二十三条 财务处应监督付款资料和证明，有下列情况之一的，有权不予付款。

（一）不能提供有效合同的；

（二）在结算时不能提供验收报告、审计报告（或审计意见）的；

（三）出示发票不符合财务会计制度要求的；

（四）收款单位与合同双方当事人名称、账号及开户银行不一致的；

（五）发票或合同签批手续不完备的；

（六）其他违反财务管理制度规定的。

第二十四条 在合同执行过程中，一方不履行合同义务或者履行合同义务不符合约定的，应当承担违约责任。

第二十五条 合同履行过程中如出现争议，由双方协商解决，协商无法达成一致的，通过仲裁或诉讼程序解决。

第五章  法律和经济责任

第二十六条 凡因未按规定办理合同事宜，给学校造成经济、名誉损失的，直接责任人应按有关规定追究责任人的经济与行政责任；触犯法律的，移送司法机关追究法律责任。

第二十七条 因故意、过失或未经授权或私自签订合同，造成经济或其他损失的，学校将依照有关规定追究责任单位及直接责任人员的经济与行政责任，同时承担相应法律责任。

第二十八条 合同承办单位应按照合同时限要求认真履行职责，保障学校利益不受损失。如因审查不严格造成经济损失的，承办单位应负担相应责任，同时追究直接责任人和单位责任人的行政和经济责任。

第六章  附则

第二十九条 本办法未尽事宜，依据《中华人民共和国合同法》相关条款执行。

第三十条 本办法自发布之日起执行，由党政办公室负责解释。