河北北方学院办公自动化系统管理暂行规定

第一章 总 则

第一条 为了加强办公自动化系统（以下简称“OA系统”）管理，确保OA系统顺利运行，特制定本规定。

第二条 OA系统是覆盖学校各单位、各部门的网上办公信息管理系统。通过该系统，可以实现校内网上收发文管理、会议管理、督察督办管理、信访管理等日常办公事务处理的基本平台和环境。

第三条 学校党政办公室是OA系统运行的主管部门，学校机关、学院（系）和直附属单位为OA系统用户单位。

第二章 系统用户

第四条  OA系统的用户是根据教职工岗位设置的，并根据不同岗位拥有相应的权限。其用户范围具体包括：

1.校领导；

2.全体中层干部；

3.机关、二级学院（系）OA系统办公秘书；

4.校内各单位、各部门因办公需要增设用户，向学校党政办公室提出申请。

第五条 OA系统中用户拥有的权限由学校党政办公室根据该用户所赋予的岗位职责分配，并根据岗位和分工的调整作相应调整。

第六条 新增人员的开户和调离岗位人员的销户由相关部门和单位提出申请，由学校党政办公室审核办理。

第三章 电子公文的办理

第七条  实施电子化办公后，除涉密公文外，学校收文办理和发文办理均使用OA系统。

第八条 学校公文的收文办理和发文办理流程，由学校党政办公室依照各单位、各部门的职能和校领导的分工进行系统设定。

第九条 各单位、各部门将接收到的上级和非隶属单位普通来文统一交党政办公室进行数字化处理，再启动办理流程。

第十条 各单位、各部门涉及全校性的工作，可由学校党委、行政名义向外或向下级行文；涉及部门日常性的工作，可由本单位、本部门自行下发便文。

第十一条 公文办理每一环节的办理人可使用系统提供的功能完成各自应处理的工作，并在文件承办单上留下痕迹，办理人处理完自己应处理事务后，应将承办单发送给流程规定的下一人。如下一人有多人可供选择，则根据公文的内容和学校的有关规定来确定正确的发送对象，系统将以一定的方式通知接受方，接受方收到通知信息后，应及时办理，如根据公文内容判断不属于自己的职权范围，应及时退还流程中的上一人。在整个发文办理流程中，主办单位应全程跟踪催办。

第十二条 为保证公文处理的快捷性，有关人员应经常进入系统查看有无需要自己处理的事宜。

第四章 公文归档与效力

第十三条 校党政公文存档目前采用纸质载体和电子文档两种方式，待条件成熟后再取消纸质载体。

第十四条 发文文稿（包括办理过程中各办理人签批的意见）、附件与文件正文由学校党政办公室打印后统一用印、存档。

第十五条 与校党政电子公文有关的电子文档由学校党政办公室按档案管理规定，定期移交学校档案馆存档。

第十六条 学校党政对外发文的报送采用纸质形式的，办理过程仍通过OA系统完成。

第十七条 校内OA系统中的电子公文与原纸质公文具有同等效力。

第十八条  各单位、各部门可从OA系统中复制公开发布的公文为纸质形式，注明复制单位、日期、份数并加盖复制单位的公章后，在该单位内与被复制的电子公文具有同等效力。

第十九条 非公开发布的校党政电子公文，各单位、各部门和个人不准复制成纸质形式作正式文件使用。

第五章 系统安全与保障

第二十条  系统管理员应采取实时监控、定期备份等措施，防止系统中数据的丢失和被非法使用，确保系统安全和正常使用。系统管理员应加强病毒监控，用户应定期查杀病毒，保障系统正常运转。

第二十一条 各用户应妥善保护自己的帐户资料。密码应经常更换，登录系统后因故离开应及时退出系统，以确保帐户安全。用户密码遗失或遗忘应及时通知党政办公室系统管理员，由系统管理员重新设定。

第二十二条 对于带有密级的文件或信息，必须严格按照学校有关保密规章制度执行，任何单位和个人不得通过网络传输，发生失泄密问题要追究当事人和主管人的责任。

第二十三条 任何单位和个人不准将OA系统的各类文件信息内容转载到国际互联网或外部其它公开网络上，确因工作需要，转载内容必须经党政办公室审核批准。

第六章  附则

第二十四条 本规定自2014年3月1日起执行。

第二十五条 本规定解释权归学校党政办公室。